A munkát elvégeztük, de a munkavégzés során vagy a munkát elvégezve vitás szituációk alakultak ki a megbízóval. Biztosak vagyunk az igazunkban, de az adott vitás szituáció nem került akár jogi eljárásra is alkalmasan dokumentálásra. Tehát nem védtük le jogilag magunkat. Ezen akár az építkezés gazdasági eredménye is múlhat, ha a megbízó különböző dolgokra hivatkozva visszatartja a számlánkat vagy levonja az ő általa jogosnak hitt összeget. Ezt a kellemetlen szituációt, ha nem is lehet mindig elkerülni, de megfelelően felkészülhetünk rá mégpedig úgy, ha írunk és dokumentálunk. Ausztriában és Németországban lehetősége van mindenkinek, hogy alkalmazza az írott szabályokat, amik lehetőséget nyújtanak a vitás esetek kezelésére.

Manapság az elvégzett fizikai munka gazdasági sikerét csak megfelelő irodai ráfordítással biztosíthatjuk. Ezért is mondják  azt Németországban, hogy wer schreibt, der bleibt.

A megfelelő dokumentáció nem csak védelmet nyújt, hanem ügyesen használva a szerződött összegen felül a bevételünket gyarapíthatjuk illetve a többletköltségünket is leigazolhatjuk vele.

A generálkivitelező a megrendelt zsaluanyagot kiszállíttatta. Az alvállalkozó jelezte szóban a fővállalkozó felé, hogy a zsaluanyag között vannak, amelyek hibásak. A fővállalkozó ezt viszont nem adta tovább a zsalut kölcsönadó cég felé.

A fővállalkozó az építkezés végén, amikor a zsaluanyag már visszaszállításra került, jelzi, hogy az zsaluanyagot bérbeadó cég a megkárosított zsalutáblákért számlát nyújtott be felé, amit ő tovább számláz az alvállalkozó felé illetve a befogadott számlájából levon.

Mivel már több hónap eltelt a fent említett beszélgetés óta és a fővállalkozó építésvezetője már nem dolgozik a cégnél, így nincs aki a szóbeli beszélgetést leigazolja. Mivel írásos bizonyíték nincs arra, hogy az említett károk az anyag kiszállításánál is jelen lettek volna, a fővállalkozó a költségeket levonta.

Ezt a költséget egy egyszerű három soros pár fotós e-maillel az alvállalkozó megspórolhatta volna.

Átalánydíjas megbízás: nagyon fontos, amennyiben egy munka átalánydíjas összegben kerül elszámolásra, annak legyen alapja. Mégpedig az átalánydíjas szerződésnek részét képezze a beárazott kiírásban szereplő tételek és annak mennyiségei, a kalkulációhoz használt tervek és statikai dokumentációk.

A munka megkezdése előtt és folyamatában a fővállalkozótótól megkaptuk a kivitelezésre releváns terveket. Amik első ránézésre azonosak a szerződésben szereplő tervekkel. Mégis a tervek összehasonlítása közben lényegi változások illetve mennyiségnövekedések merült fel, amik merőben eltérnek a vállalt mennyiségekkel. Az ajtók és áttörések száma szinte megduplázódott.
A kivitelező cég a szerződéshez mellékelt tervekben szereplő mennyiséget levonta a kivitelezési tervekben szereplő mennyiségből és az átalánydíjas szerződés alapjául szolgáló kalkulációs egységárral a többletmennyiséget elszámolta.

Ilyen esetekben szúrópróba szerű ellenőrzés is sokat segíthet. Kezdjük azoknál a tételeknél, amelyek a szerződés összegének 80%-át teszik ki (kb. a tételek 20%-ra vonatkozik ez. Tehát 100-ból kb. 20 tételt kell ellenőriznünk).